Jak wybrać skaner dziełowy?
wyjaśniamy Krok po kroku
1. Jak wybrać właściwy skaner dziełowy dla Twojej firmy lub instytucji?
Wybór odpowiedniego skanera to kluczowa kwestia zarówno dla Klienta – firmy z sektora prywatnego czy instytucji publicznej, który musi racjonalnie gospodarować środkami finansowymi. W tym poradniku przeprowadzimy Cię przez wszystkie etapy procesu decyzyjnego – od określenia potrzeb i oczekiwań po wybór odpowiedniego rozwiązania oraz omówienie kwestii finansowania zakupu.
2. Konfrontacja oczekiwań z rzeczywistością
Na początku warto sprecyzować swoje potrzeby oraz oczekiwania względem skanera. Warto zastanowić się, jakie urządzenia widziałeś na targach branżowych, co polecono Ci w zakresie digitalizacji, a także jakie funkcjonalności wydają się niezbędne. Określenie tych kwestii pozwoli nam dobrać sprzęt, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom.
3. Przeznaczenie skanera
Aby dobrać odpowiedni model, konieczne jest określenie, w jakim środowisku będzie on używany oraz kto będzie go obsługiwał. Czy urządzenie będzie przeznaczone dla osób z zewnątrz, takich jak czytelnicy biblioteki, czy dla przeszkolonych pracowników instytucji zajmujących się digitalizacją? Te informacje mają kluczowe znaczenie, ponieważ wpływają na wybór funkcjonalności i parametrów skanera.
4. Skaner kiosk – rozwiązanie samoobsługowe
Skanery samoobsługowe są przeznaczone dla bibliotek, muzeów i archiwów, gdzie będą z nich korzystać osoby, które nie mają doświadczenia w digitalizacji. W zestawie znajduje się komputer typu AiO z dotykowym ekranem i intuicyjnym oprogramowaniem, które umożliwia łatwą obsługę nawet użytkownikom niezaznajomionym z technologią. Dzięki temu skaner może stanowić ekologiczną i bezpieczną alternatywę dla tradycyjnych kserokopiarek, eliminując ryzyko uszkodzenia dokumentów oraz konieczność gromadzenia stosów papieru. Użytkownicy mogą przesyłać zeskanowane pliki bezpośrednio na skrzynkę e-mail lub zapisywać je na nośniku USB, a także wybrać format plików oraz rozdzielczość.
Dla ułatwienia obsługi zapewniamy również opracowanie czytelnej instrukcji w formie tablicy informacyjnej, która w prosty sposób wyjaśnia kolejne kroki skanowania.
5. Skaner do masowej digitalizacji – rozwiązanie produkcyjne
Tego typu skanery są przeznaczone dla firm oraz instytucji publicznych, które zajmują się archiwizacją dokumentów na dużą skalę. Oprócz samego urządzenia możemy zaoferować także profesjonalne stacje robocze wyposażone w dyski o dużej pojemności oraz monitory graficzne, które zapewniają komfortową pracę z dużymi plikami w formacie TIFF. Dla instytucji, w których digitalizacja odbywa się na skalę produkcyjną, możemy także zaprojektować i wdrożyć dedykowane serwerownie.
6. Skaner do masowej digitalizacji z opcją „kiosk”
Dajemy naszym klientom możliwość połączenia funkcjonalności skanera do masowej digitalizacji z opcją „kiosk”, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeżeli konieczna będzie migracja sprzętu – wystarczy, że dasz nam znać, a dostosujemy Twój skaner do użytku w czytelni lub przywrócimy jego konfigurację do digitalizacji produkcyjnej.
Oferujemy szkolenia stanowiskowe dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę skanera oraz zapewniamy wsparcie techniczne w formie kontaktu telefonicznego i mailowego. W przypadku problemów serwisowych umożliwiamy diagnostykę zdalną, co pozwala na szybkie rozwiązanie ewentualnych usterek bez konieczności oczekiwania na wizytę technika. W razie potrzeby działamy także poza granicami Polski.
7. Co będzie skanowane?
Kolejnym kluczowym aspektem jest określenie rodzaju i formatu dokumentów, które będą poddawane digitalizacji. Należy zwrócić uwagę na maksymalne wymiary skanowanych materiałów oraz ich udział procentowy w całym procesie digitalizacji. Jeśli skanowanie bardzo dużych dokumentów będzie miało miejsce sporadycznie, warto rozważyć outsourcing tej usługi, co pozwoli ograniczyć koszty zakupu skanera o zbyt dużych formacie.
Istotnym czynnikiem jest także szerokość grzbietu książek – nasze skanery do książek umożliwiają skanowanie woluminów o grzbietach szerokich nawet na 15 cm. W przypadku delikatnych dokumentów istnieje możliwość skanowania bez użycia docisku szyby lub zastosowania V-kołyski, jeśli książka nie może być rozłożona na płasko.
Bardzo ważnych aspektem doboru skanera, jest stan zachowania oryginałów. Ochrona takich dokumentów odbywa się poprzez skanowanie bez docisku szyby – ale z zachowaniem głębi ostrości. Bądź przy użyciu V-kołyski, jeżeli książka bądź zszyte dokumentu nie mogą być rozłożone na płasko i skanowane w pełnym rozwarciu.
8. Rozdzielczość skanowania i jakość obrazu
Przy digitalizacji dziedzictwa kulturowego niezwykle ważne jest wierne odwzorowanie oryginału. Warto zapoznać się z obowiązującymi standardami digitalizacji – mogą to być krajowe wytyczne Biblioteki Narodowej, Archiwów Państwowych, Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów lub międzynarodowe standardy, takie jak FADGI, Metamorfoze czy ISO.
Nasze skanery umożliwiają skanowanie w rozdzielczości 400 dpi, co spełnia wymagania FADGI dla kolekcji specjalnych. Oferujemy również modele o rozdzielczości 600 dpi, a na jakość odwzorowania wpływa precyzyjne odwzorowanie kolorów (Delta E), geometria oraz liniowość obrazu. Ponadto pomagamy w doborze odpowiedniego sprzętu do przechowywania danych, co ma istotne znaczenie, biorąc pod uwagę, że pojedynczy skan w formacie A2 i rozdzielczości 400 dpi może zajmować ponad 200 MB.
9. Czas skanowania
Oprócz jakości obrazu dla użytkownika istotny jest również czas potrzebny na wykonanie skanu. W naszych urządzeniach czas od wyzwolenia skanu do jego wyświetlenia na ekranie wynosi zaledwie kilka sekund. Dzięki temu liczba skanów wykonanych w ciągu dnia zależy jedynie od efektywności pracy operatora.
10. Serwis gwarancyjny i pogwarancyjny
Warto uwzględnić koszty serwisowe w całkowitym koszcie zakupu skanera. Na nasze urządzenia udzielamy standardowej gwarancji producenta na okres 12 miesięcy. W tym czasie oferujemy usługi serwisowe zarówno zdalne, jak i on-site, u Klienta. Zapewniamy również pomoc telefoniczną oraz mailową. Dodatkowo, istnieje możliwość rozszerzenia gwarancji do 24, 36 lub 48 miesięcy. Zalecamy dokładne rozważenie oraz kalkulację kosztów związanych z serwisem i konserwacją urządzenia. Wszystkie szczegóły omawiamy podczas bezpłatnej konsultacji.
Pamiętaj, że nasz serwis gwarancyjny oraz pogwarancyjny nie zależy od liczby wykonanych skanów! Ilość skanów stanowi jedynie wskaźnik do przeprowadzenia konserwacji urządzenia, która znacząco wydłuży jego bezawaryjność.
Podsumowanie
Jeżeli planujesz zakup skanera dla czytelników i użytkowników zewnętrznych, którzy będą korzystać z niego intuicyjnie i bez specjalistycznego szkolenia, najlepszym wyborem będzie skaner typu kiosk. W przypadku profesjonalnej digitalizacji dokumentów na dużą skalę należy wziąć pod uwagę wszystkie kluczowe parametry skanera oraz dopasować sprzęt do specyfiki pracy.
Pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać z naszej pomocy w doborze optymalnego rozwiązania. Jesteśmy tutaj, aby zaproponować sprzęt dopasowany do Twoich potrzeb i budżetu.